Moje pytanie dotyczy księgowania i ewidencjonowania darmowych podręczników dla dzieci I klas szkoły podstawowej "Nasz Elementarz". Szkoła otrzymała z Ministerstwa Edukacji Narodowej podręczniki dla dzieci klas I szkoły podstawowej, które zostały zamówione elektronicznie poprzez System Informacji Oświatowej. Nie otrzymaliśmy żadnego dokumentu potwierdzającego dostawę tych książek. W Systemie Informacji Oświatowej widnieje ilość zamówionych egzemplarzy oraz data, imię i nazwisko osoby odbierającej przesyłkę. Na stronie MEN pojawił się komunikat, że koszt jednego podręcznika to 4,34 zł i że dyrektor szkoły powinien je wprowadzić na stan biblioteki szkolnej.
W jaki sposób powinnam zaksięgować podręczniki? Czy to księgowanie jest właściwe: Wn 014 Ma 760 i kolejny zapis Wn 401 072?
Podręczniki i materiały ćwiczeniowe zaraz po zakupie zostały wydane dzieciom bezzwrotnie.
W jaki sposób powinnam zaksięgować zakup tych podręczników i materiałów?
Czy ten zapis jest prawidłowy Wn 401 Ma 201?
Czy należy wprowadzić je na stan zbiorów bibliotecznych, pomimo natychmiastowego wydania ich dzieciom bezzwrotnie?
Wskazany sposób ujęcia w księgach rachunkowych jednostki otrzymanych nieodpłatnie podręczników moim zdaniem jest właściwy.
Natomiast ewidencja księgowa zakupu podręczników i materiałów edukacyjnych z dotacji otrzymanej winna przedstawiać się następująco:
- otrzymana faktura za zakup podręczników
Wn konto 014 "Zbiory biblioteczne"
Ma konto 201 " Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami"
- koszt wartości umorzenia wydanych do używania pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych (umarzanych w 100% w miesiącu oddania do używania)
Wn konto 401 "Zużycie materiałów i energii:
Ma konto 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, oraz zbiorów bibliotecznych"
Ewidencja księgowa winna być zgodna z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Dotacje na podręczniki będzie można obniżyć>>
Właściwym paragrafem na ujęcie wydatków związanych z zakupem podręczników, materiałów i edukacyjnych i ćwiczebnych będzie paragraf 424 "Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek" z właściwą czwartą cyfrą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
"Dyrektor szkoły powinien wprowadzić na stan biblioteki szkolnej dostarczone do szkoły egzemplarze "Naszego elementarza" zgodnie z liczbą przysłanych do szkoły egzemplarzy podręcznika - tak zostało to ujęte w wyjaśnieniach Ministra Edukacji Narodowej (pismo z dnia 29 sierpnia 2014).
Ewidencji materiałów bibliotecznych, w tym podręczników i materiałów edukacyjnych zakupionych przez szkoły ze środków dotacji celowej należy dokonywać zgodnie z zasadami określonymi przez dyrektorów szkół w zasadach (polityce) rachunkowości oraz w sposób umożliwiający realizację obowiązku inwentaryzacji, wynikającego z art. 26 ustawy z dnia 29 stycznia 1994 r. o rachunkowości.
Dyrektor szkoły, na podstawie art. 22ak ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty - dalej u.s.o., jest obowiązany określić szczegółowe warunki wypożyczania podręczników oraz materiałów edukacyjnych a także warunki przekazywania uczniom materiałów ćwiczeniowych z biblioteki szkolnej i poinformować o nich rodziców. Przepis art. 22ak ust. 3 u.s.o. umożliwia szkole żądanie od rodziców ucznia zwrotu kosztu podręcznika "Nasz elementarz" oraz zwrotu kosztu zakupu podręczników lub materiałów edukacyjnych sfinansowanych ze środków dotacji w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub niezwrócenia ich do biblioteki. Należy przy tym podkreślić, że w takich przypadkach nie jest możliwe żądanie zwrotu nowego egzemplarza podręcznika.
Jednocześnie informuję, że nie jest konieczne podpisywanie umów użyczenia podręczników z rodzicami ucznia.
Polecamy publikację: Rachunkowość jednostek oświatowych>>