Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 lipca 2014 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe (Dz. U. poz. 902) określa sposób przekazywania informacji niezbędnych dla ustalenia wysokości dotacji celowej. W załącznikach dyrektor znajdzie wzory tych dokumentów.
To, który z nich złoży, zależy od organu prowadzącego daną placówkę. Dyrektor szkoły prowadzonej przez samorząd składa "Informację niezbędną do ustalenia wysokości dotacji" (załącznik nr 1 do omawianego aktu prawnego). W przypadku szkół prowadzonych przez inne podmioty wymagane jest złożenie wniosku o udzielenie dotacji celowej (załącznik nr 3 do rozporządzenia).