Podstawową nowością w zakresie rejestracji zbiorów jest niezgłaszanie GIODO tych zbiorów administratora danych, które zarejestrowane są lokalnie przez administratora bezpieczeństwa informacji (d. ABI). Ponieważ jednak z art. 43 ust. 1a ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że obowiązkowi rejestracji zbiorów danych osobowych nie podlega administrator danych, który powołał ABI i zgłosił go GIODO do rejestracji (z zastrzeżeniem art. 46e ust. 2 u.o.d.o.), niezgłaszanie zbiorów jest ograniczone bo:
a) zwolnienie z rejestracji GIODO dotyczy tylko przypadków prowadzenia rejestru przez zarejestrowanego ABI;
b) jeśli w zbiorach przetwarzane są dane wrażliwe, to zarejestrowanie u ABI nie wystarcza, bo i tak trzeba wypełnić obowiązek zgłoszenia GIODO;
c) w przypadku ABI ponownie zgłoszonego (po uprzednim wykreśleniu) do rejestru administratorów bezpieczeństwa informacji zwolnienie z obowiązku rejestracji stosuje się dopiero po wpisaniu zgłoszonego ABI do tego rejestru.
Sześć miesięcy na zgłoszenie administratora bezpieczeństwa danych>>
Ważne!
Prowadzony przez ABI rejestr zbiorów nie jest tożsamy z wykazem zbiorów danych zamieszczonym w Polityce bezpieczeństwa, tak więc obok wykazu zbiorów zamieszczonego w Polityce konieczne jest prowadzenie przez ABI odrębnego rejestru, który określić możemy mianem rejestru lokalnego.
Niezależnie od omówionych zwolnień w przypadku szkoły warto zwrócić uwagę na dodatkowe wyłączenie, które pojawia się w art. 43 ust. 1 pkt 12 u.o.d.o. – z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w zbiorach prowadzonych bez wykorzystania systemów informatycznych (z wyjątkiem zbiorów zawierających dane wrażliwe). Oznacza to, że prowadzone – zwłaszcza w szkołach podstawowych – zbiory danych osób upoważnionych do odbioru dzieci nie będą już podlegały zgłoszeniu do rejestracji, podobnie jak i inne zbiory papierowe, np. rejestr skarg i wniosków, wnioski o udostępnienie informacji publicznej czy rejestr korespondencji (dotychczas były rejestrowane przez GIODO). Wyłączenie to obowiązuje zarówno wówczas, gdy w szkole powołamy ABI, jak i gdy tego nie zrobimy.
Nowe ramówki i zasady egzaminowania - w 2015 r. kolejne zmiany w prawie oświatowym>>
Więcej o nowych przepisach regulujących admistrowanie danymi osobowymi w miesięczniku "Dyrektor Szkoły" nr 1/2015>>